Como aplicar o compliance em sua empresa?

As empresas passaram a adotar o programa de Compliance dentro das instituições a partir da década de 1990. 

Essa medida foi uma forma de se ajustar à legislação vigente desde a Resolução 2.5554, que trata de Controles Internos do Conselho Monetário Nacional e a instituição da Lei 9.613/1998, também conhecida como Lei de Prevenção à Lavagem de Dinheiro. 

Primeiramente, essa resolução e nova lei foram direcionadas para instituições financeiras. Porém, a partir do século XXI, o Compliance passou a se estender para outros setores corporativos.

Essa foi uma forma de alcançar novos objetivos que visam manter uma situação financeira sustentável, implementação de diretrizes sobre as condutas éticas por parte dos profissionais e evitar ao máximo qualquer tipo de lavagem de dinheiro.

Já no ano de 2014 foi promulgada a Lei 12.846/2014, denominada Lei Anticorrupção, em face à institucionalização de condutas éticas por parte da diretoria e todo o organograma dentro de qualquer empresa.

O objetivo principal quando se trata de Compliance é que as empresas cumpram a legislação de forma íntegra, e os funcionários sigam todas as normas e diretrizes aplicadas dentro de uma estrutura organizacional. 

Para isso, são aplicadas cartilhas personalizadas com base em um segmento ético nas tratativas em que as próprias empresas estabelecem. Com isso são apresentados dados como:

• Missão;
• Planejamento;
• Valores;
• Visão.

São pontos tratados no dia a dia da empresa, sempre prezando pela integridade e confiança depositadas no corpo diretor e em todas as equipes de trabalho, enfatizando a ética e os valores da corporação e sua cultura como um todo. 

Com isso, o programa de Compliance se transforma em um Programa de Integridade, pois a ética é levada a sério em todos os aspectos, visando averiguar a qualidade dos processos.

Em todos os casos, a empresa precisa manter a transparência em tudo que faz. Seguir as normas e legislações vigentes de forma transparente é uma atitude que reflete tanto de forma interna quanto para toda a sociedade.

Compliance para atendimento de normas e leis

A partir do momento que uma empresa adota o programa de Compliance, os objetivos passam a ser a garantia de permanência dentro das normas implementadas de maneira interna, e a legislação vigente, no aspecto externo.

Para aplicar esse programa em uma empresa de bobina plástica, ou qualquer outra organização que reúna um organograma operacional, é preciso identificar quais as necessidades que remetem ao compliance, e se há algum tipo de limitação ou condição antes de executar qualquer plano.

Dessa forma, é possível seguir 6 indicadores que promovem o programa de Compliance e fazem com ele seja empregado de maneira organizada e com a eficiência necessária.

1. Envolvimento de corpo diretor é essencial

O engajamento de diretores responsáveis por diferentes setores empresariais é essencial quando se trata da aplicação de um programa de compliance dentro do ambiente de trabalho.

Uma equipe responsável pelo projeto eletrico completo de um empreendimento imobiliário deve apresentar um orçamento completo sobre a mão de obra necessária, além das ferramentas e materiais que serão utilizados de forma clara e concisa. 

Com o envolvimento de um engenheiro elétrico como gestor de equipe e que vai acompanhar toda a obra, o compromisso como um líder se apresenta na forma de celeridade junto ao projeto como um todo.

Isso pode servir como comprometimento que pode se espalhar entre os funcionários, demonstrando um comprometimento desde a liderança até aqueles que são responsáveis pelos serviços práticos. 

2. Acesso total ao programa de compliance

É importante lembrar que o programa de compliance fundamentalmente está relacionado ao combate à corrupção em qualquer nível. 

Por isso a importância de se fazer presente na vida de funcionários e colaboradores em todos os aspectos, bem como acompanhar os fluxos de trabalho e arquivo de documentos. 

A necessidade de compra ou locação de um equipamento, por mais simples que seja todo o trâmite envolvido, precisa ser realizado de maneira transparente do início ao fim da tramitação comercial.

Caso seja preciso fazer uma pesquisa onde alugar maquinas de bebidas quentes para instalação no refeitório, a equipe responsável precisa fazer uma busca por fornecedores e verificar as condições orçamentárias e a relação custo-benefício que esse tipo de negociação propõe.

Sendo assim, devem ser seguidas todas as diretrizes estabelecidas dentro das regras da organização em que se encontra, além da legislação vigente que recorre à concorrência justa no mercado consumidor. 

3. Manutenção de documentos válidos e atualizados

A organização de documentos está centrada no setor administrativo de uma empresa, em que a burocracia é essencial para um programa de compliance ter sucesso longevo. 

Isso vale para uma empresa valet em São Paulo ou um escritório de advocacia em qualquer outro município do país, por todo o território nacional. 

A fiscalização de órgãos públicos e entidades de classe pode exigir toda a documentação de funcionamento, assim como a contratação de funcionários e toda a folha de pagamento.

Dessa forma, a manutenção dos documentos deve ser administrada de maneira eficiente, com toda a validade que se permite, além da atualização periódica, quando necessária. 

4. Treinamento e capacitação recorrente na empresa 

As empresas são dinâmicas, passam por mudanças de tempos em tempos, por diversas situações que, muitas vezes, estão fora do controle e precisam ser ajustadas de maneira adequada.

Essas mudanças podem estar relacionadas a mudança de diretoria, plano de carreira, ou mesmo demissão de funcionários. Até mesmo a tecnologia é uma variante que deve ser levada em consideração quando se trata de alterações em uma organização empresarial.

Uma empresa que realiza o transporte de carga seca e quer ampliar o mercado para abranger também carga viva precisa atualizar a equipe de trabalho. 

Isso exige aplicação de uma nova legislação, o que envolve a alteração dentro do programa de compliance.

Portanto, as empresas precisam ficar atentas quando há qualquer sinalização de mudança para que a legislação vigente esteja dentro do escopo do comprometimento, além das normas e diretrizes internas.

5. Aplicação de ouvidoria interna e externa 

Tanto no âmbito público quanto no particular, qualquer empreendimento precisa contar com um setor de ouvidoria. Isso pode funcionar tanto de forma interna quanto para denúncias externas. 

Assim, se a empresa oferece serviço de alpinismo industrial em Curitiba, além de trabalhar com todos os equipamentos regulares e profissionais devidamente treinados, um canal de comunicação efetivo com esses profissionais e as empresas contratantes precisa ser aberto.

Já em uma organização em que esses processos não estão claros e as atividades funcionam de maneira equivocada, ou sem os aparelhos de segurança obrigatórios, colocando a prática das tarefas em risco, isso precisa ser denunciado.

Esse canal de ouvidoria precisa ter como objetivo uma central de monitoramento sobre as ações propostas pelo programa de compliance e a adesão correta das práticas abordadas, seja pela instituição ou pelos colaboradores. 

Inclusive, até mesmo desvios de verba ou propostas que fogem da ética e transparência podem ser denunciados.

6. Direcionamento de ações conforme riscos

É preciso avaliar os riscos em relação ao que o programa de compliance propõe, permitindo um direcionamento das ações para atender à legislação vigente. 

Todas as empresas de portaria e controlador de acesso, por exemplo, devem contratar profissionais que entendam a importância de se manter íntegros em um ambiente que recebe entregas de terceiros e permite a entrada de pessoas em áreas residenciais e comerciais.

Isso significa que o suborno não é o único problema que fere a legislação que envolve a anticorrupção. Ela é muito mais abrangente e envolve diversas pessoas quando interpretadas no âmbito jurídico. 

Uma empresa que oferece ao colaborador a oportunidade de se especializar em um curso de guardião de piscina Rio de Janeiro precisa ter como ciência que isso se trata de investimento na própria empresa. 

O programa de compliance junto a todo o corpo diretor e organograma que envolve uma empresa segue a mesma lógica. Um investimento que visa reduzir ao máximo qualquer resquício de corrupção, transformando a empresa em um exemplo a ser seguido. 

Conclusão

A aplicação de um programa de Compliance precisa ser acompanhada do início ao fim por profissionais que entendam a importância e o conteúdo proposto. 

Por isso a participação de todos os funcionários, inclusive o corpo diretor, é imprescindível e necessário.

A equipe responsável pela implementação e acompanhamento do programa de Compliance deve monitorar todas as ações. 

Inclusive, a proposta inicial deve garantir a presença e ter continuidade natural ao que se propõe, que é evitar qualquer problema que fere as normas e leis vigentes.

Por fim, vale lembrar que esse programa permite o aumento da produtividade por parte dos funcionários e colaboradores, com tarefas sendo realizadas de maneira eficiente e até mesmo se tornando referência para o próprio mercado em que atua.

O programa de Compliance pode contar com programas e sistemas ERP, além de outras estratégias que utilizam recursos da tecnologia. 

Entretanto, o gerenciamento participativo e o envolvimento das equipes de trabalho é essencial para o sucesso do trabalho, bem como uma equipe especializada nessa verificação, evitando prejuízos e sanções, por exemplo.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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5 dicas de como gerir o financeiro do agronegócio

O setor do agronegócio tem grande relevância para a sociedade e o sucesso dos profissionais desta área depende muito do modo de gerir o financeiro do agronegócio e assim garantir os insumos ideais para realizar um bom trabalho.

O gerenciamento nas propriedades rurais são importantes, pois estes espaços precisam ser tão organizados quanto uma empresa. 

Uma boa organização e boas escolhas podem fazer muita diferença, ajudando no aumento de produtividade, economia de capital e assim o proprietário do local pode investir em melhorias nas atividades.

No agronegócio não é tão comum adquirir serviços de contabilidade na zona sul de sp ou em outras regiões. E para aqueles que querem fazer a própria gestão nesse texto serão apresentadas algumas estratégias. 

Ter um controle sobre as finanças pode ajudar muito os produtores na tomada de decisões, minimizando custos, maximizando a produção e assim os melhores resultados financeiros acontecem conforme o tempo.

Com os avanços tecnológicos, os profissionais da área agrícola podem contar com softwares que auxiliam na gestão das finanças e evitam perdas na lavoura e prejuízos. 

Antes de escolher uma plataforma para gerenciar o capital, é importante entender o que é a gestão financeira no agronegócio e como ela é importante para o sucesso na agricultura.

O que é gestão financeira no agronegócio e sua importância

O produtor rural é um empreendedor, pois pode tomar conta da terra, mesmo que por meio de outros trabalhadores e gerenciar o negócio.

Assim, é preciso definir o que será cultivado, encontrar fornecedores de qualidade e resolver outras questões que podem surgir na rotina, como avaliar uma empresa de seguro para automóvel em Curitiba para os veículos utilizados na plantação, é algo comum e fundamental, assim como ocorre para um microempreendedor do meio urbano.

A gestão financeira na área rural consiste em um conjunto de medidas que estão pautadas no registro das informações que se relacionam diretamente com as finanças da agricultura. 

É essencial estar atento aos cuidados da lavoura para garantir a produção de alimentos de qualidade.

Entretanto, cuidar da saúde financeira do agronegócio é um jeito de conseguir controlar a compra de insumos, contratação de funcionários para ajudar no serviço, entre outros fatores.

Entre as principais decisões que os agricultores precisam tomar e que se relacionam com o financeiro do negócio está a construção de infraestrutura e mão de obra qualificada.

Além da compra de novas áreas, arrendamento, aquisição de maquinários, defensivos e insumos de boa procedência.

Métodos para ajudar na gestão financeira do agronegócio

Seguir algumas etapas para o gerenciamento é uma maneira de não se perder durante o processo, ter mais segurança e confiança ao tomar decisões, além de contribuir positivamente para o crescimento do negócio.

A primeira etapa é elaborar um bom planejamento financeiro. 

Este processo consiste em colocar no papel todos os gastos essenciais para o trabalho e depois realizar uma análise se há a possibilidade de arcar com tudo.

Verificar tudo o que precisa ser feito e o quanto de capital há disponível é um jeito de evitar dívidas, ou seja, conforme o dinheiro disponível os produtores podem fazer investimentos mais controlados.

A produção no agronegócio possui um custo que pode ter variações conforme o produto que será produzido. 

É essencial que o produtor tenha uma noção do custo final, por isso, ter um controle sobre os gastos é uma forma de evitar surpresas.

Ter ajuda de um gestor especializado em finanças, por exemplo, para uma análise dos custos fixos e variáveis é o modo do produtor entender estas questões financeiras e se organizar melhor.

Alguns exemplos de custos fixos são: impostos, compra de máquinas e equipamentos. 

As variáveis consistem na aquisição de fertilizantes, mudas de arvores frutíferas preço de sementes.

O controle destes gastos com a produção é importante para os agricultores que desejam aumentar a sua margem de lucros, por isso, o planejamento financeiro é algo relevante no agronegócio.

O gerenciamento do fluxo de caixa é outra questão com impacto na produtividade, ou seja, o trabalho do gestor consegue entender como anda a entrada e saída de produtos, saber se o saldo foi positivo ou negativo e o que contribuiu para chegar nesta situação.

1- A importância de estratégias para gestão financeira no agronegócio

Elaborar táticas pode ajudar muito a avaliar o desempenho para o balanço final. 

Criar projeções, ou seja, cenários positivos e negativos ajudam o produtor a lidar melhor com imprevistos, sejam eles climáticos, falta de mão de obra e até capital.

Estratégias bem elaboradas ajudam a reduzir problemas, aumentar os lucros e permitem realizar as metas estabelecidas e objetivos.

2- Softwares que tornam gerenciamento mais fácil

Com tantas informações, os agricultores podem ficar confusos. Apostar no uso de sistemas tecnológicos pode ajudar a otimizar tempo, reunir dados importantes que compõem o gerenciamento financeiro do negócio.

Graças a tecnologia, o produtor consegue ter fácil acesso às safras, informações específicas sobre o estoque e assim é possível manter tudo organizado, facilitando a tomada de decisões e aumentando a segurança.

Alguns softwares são muito modernos e aliam o machine learning com a internet das coisas, facilitando a leitura e distribuição dos dados.

As vantagens da gestão financeira do agronegócio são:

• Fortalece o negócio;
• Crescimento e possibilidade de novos investimentos;
• Ajuda na administração dos recursos financeiros;
• Evita problemas na produção.

Estes e outros ganhos melhoram a qualidade dos produtos, torna a lavoura mais competitiva, o que deixa o agricultor satisfeito com os resultados obtidos.

Um recurso que pode facilitar a rotina dos trabalhadores na agricultura é ter um sistema de controle de entregas para gerenciar as entregas e garantir que os produtos cheguem até os postos de vendas e consumidores.

Este sistema é utilizado pelas transportadoras e empresas de transporte. 

Na agricultura, usar este programa é uma forma de conseguir acompanhar todas as etapas, desde o momento que as mercadorias são colocadas no caminhão até a sua chegada no comércio.

Os benefícios deste sistema consiste em:

• Velocidade nas operações;
• Roteirização das entregas;
• Métrica em tempo real;
• Rapidez na tomada de decisões;
• Segurança durante as entregas;
• Satisfação dos clientes.

Com este sistema, o produtor pode se organizar melhor, aumentar o volume das entregas e ter maior percentual de lucros.

Além do sucesso devido à qualidade das mercadorias com os clientes.

3- Elementos que melhoram o agronegócio

Com a elaboração do planejamento é possível definir a quantidade/volume de produção para atender a todas as demandas. 

Conforme o avanço do trabalho, os produtores precisam ter um espaço para armazenar os produtos até o momento da entrega.

Os galpões de lona para armazenagem são uma excelente opção para guardar as mercadorias com segurança. 

Estes galpões podem ser construídos com as melhores matérias-primas para garantir longo tempo de vida útil e segurança aos itens que serão armazenados.

Este modelo de galpão possui ótimo custo-beneficio, montagem rápida e sem burocracia, pode ser instalado em qualquer piso, desde que seja nivelado e compactado. 

É prático, resistente e de baixo custo de aquisição, o que permite o seu uso na área agrícola.

Para deixar a superfície de circulação do galpão adequada, investir na aplicação de epóxi para piso industrial é um produto muito utilizado para agregar um acabamento resistente a corrosão e agressões químicas, durabilidade e um design atemporal.

O epóxi aumenta o tempo de vida útil dos objetos, ou seja, aplicando em superfícies e locais que precisam de uma camada protetora. 

As vantagens de usar este produto consiste em:

• Excelência estética;
• Resistência mecânica e química;
• Durável;
• Alto brilho;
• Aplicação simples;
• Fácil limpeza;
• É impermeabilizante.

Com vários pontos interessantes, aplicar o epóxi no piso do galpão de armazenamento é uma forma de cuidar da superfície e ter um bom resultado.

4- Qualidade dos maquinários e veículos na plantação

Os cuidados periódicos com os veículos utilizados nas atividades agrícolas são importantes para evitar surpresas durante o uso e garantir o aproveitamento da colheita, visto que podem ir desde pequenos transportes para verificar a plantação até mesmo veículos de colheita.

Automóveis com um sistema de injeção eletrônica tem um excelente desempenho, alimentando a parte responsável pelo combustível, além de diminuir a poluição nas cidades e no campo.

Em casos de problemas e falhas neste sistema, é necessário levar o veículo até uma oficina de injeção eletrônica mecânica mais próxima para avaliar o estado do carro. 

Os profissionais mecânicos podem detectar rapidamente o dano e assim iniciar a manutenção para melhorar as condições.

5- Manutenção em equipamentos específicos

Os cuidados com máquinas e instrumentos essenciais para o trabalho é o modo de garantir sempre o melhor ao público. 

Na área hospitalar, o endoscópio é um equipamento muito utilizado para os exames de endoscopia.

Conforme o uso, os instrumentos podem apresentar falhas que comprometem a sua qualidade. 

Investir no serviço de conserto de endoscópio, feito por empresas especializadas é a solução para recuperar a qualidade do equipamento e conseguir atender as pessoas com segurança e excelência.

Além disso, é preciso ressaltar a importância que tem para os estabelecimentos com grande circulação de pessoas e até mesmo com poucas, alguns licenciamentos.

Um bom exemplo é ter um laudo AVCB Belo Horizonte é muito importante para provar que no imóvel há equipamentos, instalações e recursos para assegurar a proteção de todos.

Portanto, dedicar tempo e investir em recursos que ajudam na gestão financeira no agronegócio e em outros setores são formas dos empreendedores conquistarem lucros, credibilidade no mercado e sucesso com o público-alvo do negócio.

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Como fazer mapeamento de processos

O que é o mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é uma ferramenta de gestão que visa detectar as informações, fluxo, peças relacionadas, habilidades, competências e recursos a serem realizados com todos os elementos necessários. Isto faz com que cada uma das ocupações de uma organização ou ofício ocorra como planejado, com pouca alteração e sem inconvenientes.

Esta questão está intimamente relacionada à gestão de operações, que envolve continuamente um mapeamento eficaz do processo. Consequentemente, uma empresa é formada por processos e por um sistema que os organiza.

De acordo com Thomas H. Davenport, “um processo comercial é um grupo de ocupações estruturado e inter-relacionado, projetado para gerar um ‘resultado’ específico para um comprador ou mercado específico”. Isto significa que os processos permanecem orientados para um resultado específico. Quanto mais uma empresa exerce uma gestão consciente de seus processos, maior é a probabilidade de inovar neste ambiente, construindo um diferencial na interação com a concorrência.

O mapeamento é uma forma de gerenciar e organizar estes processos, que são pontos de vista-chave na gestão de uma empresa, a fim de torná-los mais eficazes. Jairo Martins, superintendente geral da Fundação Nacional de Qualidade (FNQ), mostra que “para que uma empresa se beneficie e seja sólida e sustentável, ela deve ser organizada em processos primários e de apoio”.

Consequentemente, o mapeamento de processos, portanto, visa implementar de forma estruturada e eficiente as ocupações que apóiam uma organização, priorizando e classificando estas tarefas. Se você estiver tendo problemas para gerenciar seus processos, conheça certos programas e softwares de gerenciamento de processos que têm o potencial de ajudá-lo a melhorar esta atividade.

Quais são os resultados positivos do mapeamento de processos?

O mapeamento de processos tem a funcionalidade não só de detectar processos existentes, mas também de desafiá-los, construindo ferramentas de otimização que impactam a gestão da organização que adota esta técnica. Além disso, permite minimizar custos, além de trazer à tona as falhas dos sistemas, e promover uma melhor assimilação dos processos utilizados, a fim de simplificá-los ou substituí-los, se necessário.

O mapeamento dos processos é esclarecedor e possibilita a inovação. Jairo Martins, superintendente geral da FNQ, confirma que existem 4 divisões fundamentais entre os processos: primário, suporte, relacionamento com fornecedores e gestão financeira. Se os processos nestas áreas têm um desempenho desejável (ou mesmo inovador), o desempenho da organização é assegurado e uma base sólida é estabelecida para a construção de novos processos.

Um conselho que ele dá a uma empresa que começa a elaborar processos é começar por fazer com que os processos sejam primários para afirmar o controle. Esta atenção visa a satisfação do comprador (que é o resultado final), e a identificação dos inconvenientes que precisam ser corrigidos.

Para utilizar o mapeamento de processos em uma organização, pode-se fazer um questionário que servirá então como uma lista de verificação para todos os apartamentos e ocupações. Eles têm a capacidade de formular várias perguntas para fazer a gerência da organização pensar e rever os pontos de vista primários dos processos adotados na organização.

Alguns exemplos são identificar e priorizar os inconvenientes; estudá-los e suas razões, definir processos-chave; mapeamento de processos e, no final, administração de desempenho.

Importância do mapeamento de processos

O valor de mapear e manter o controle dos processos de uma organização é indiscutível. Por meio desta técnica é possível amadurecer uma organização, encontrar caminhos para a evolução da organização e melhorar sua gestão.

O estudo que o mapeamento promove serve para detectar os inconvenientes, priorizar os mais urgentes e entender por que eles são gerados.

O mapeamento de processos pode ser um termômetro do crescimento de uma empresa e, mais do que isso, é um recurso de gestão essencial para o seu negócio.

• O mapeamento de processos o torna viável:
• Identifique os gargalos de produção;
• Detectar as causas de cada fase, atividade ou processo de produção;
• Adivinhe os recursos, mão-de-obra, insumos e tempo necessário para a produção;
• Definir as regras de administração e métodos de gestão;
• Criar listas de controle de produção;
• Implementar e verificar as atribuições e responsabilidades dos assistentes;
• Eliminar desperdícios de tempo, ocupações redundantes e tarefas de baixo custo.

Qual é a diferença entre diagrama, mapa e modelo de processo?

O diagrama de processo é uma ferramenta que lista cada uma das etapas de um processo em um design fácil e imediatamente visualizável. Em outras palavras, o diagrama mostra uma perspectiva superficial, sem detalhes. Estamos falando de uma compreensão imediata das ocupações primárias do processo.

O mapeamento, no entanto, vê mais detalhes sobre a ampliação de um processo. É um desenho que se situa entre o diagrama e o modelo. Portanto, em um mapa de processo você não terá apenas informações superficiais como no diagrama, mas também não terá informações descritivas como em um modelo.

O modelo é a forma completamente nutrida de todas as informações encontradas no processo. Nele é possível detectar cada atividade, a era de execução, o indivíduo responsável e assim por diante.

Como fazer o mapa do processo passo a passo:

Um mapa de processo é a representação gráfica, ou seja, o desenho da sucessão de ocupações que compõem um processo. O objetivo é mostrar as informações de acesso, processamento e saída do processo (produtos, serviços e resultados).

• Identificação do problema: conceituar qual problema precisa ser resolvido;
• Brainstorming de cada uma das ocupações a serem realizadas: ditar quais níveis de detalhe para integrar e estabelecer quem faz o quê e em que momento;
• Estabelecer os limites: onde e em que momento o processo começa e termina;
• Determinar e seqüenciar as etapas: estabelecer o fluxo de cada ação em detalhes;
• Desenhe os símbolos básicos do fluxograma: cada componente de um mapa de processo é representado por um sinal:

As ovais apresentam o início ou o resultado de um processo.

Os retângulos apresentam uma operação ou atividade que deve ser realizada.

As setas representam a direção do fluxo.

Os diamantes apresentam o ponto no qual uma escolha deve ser feita.

Paralelogramas apresentam entradas ou saídas.

• Finalizar o fluxograma do processo: nesta etapa, o fluxograma deve ser verificado como um grupo. O processo está funcionando como deveria? Todos eles estão de acordo com o fluxo do mapa do processo? Há algo redundante? Há alguma etapa em falta? O monitoramento periódico dos resultados dos processos internos pode ser considerado a última etapa do mapeamento. Entretanto, é apenas o início de todo um trabalho orientado para a eficiência e produtividade de sua organização, que deve ser repetitivo e constante.

O mapeamento de processos procura responder as seguintes perguntas:

• Qual é o objetivo do processo?
• Quais são os limites do processo?
• Quais são as entradas do processo?
• Quais são as ocupações do processo?
• Quais são as saídas do processo?
• Quem é o responsável pelo processo?
• Quem está envolvido no processo?
• Quem são as outras partes interessadas no processo?
• Quais recursos financeiros, humanos e materiais são aplicados no processo?
• Quais são os resultados esperados do processo?
• Quais são os principais problemas do processo?
• Quais são os riscos associados ao processo?

Em uma organização, os processos podem se classificar em 3 tipos:

• Processos primários: adicionalmente chamados processos fundamentais ou processos finais e permanecem diretamente envolvidos com a entrega do custo ao comprador.
• Processos de suporte: eles também são chamados de processos de suporte e ajuda com o custo para os processos primários ou processos de gerenciamento.
• Processos de gestão: também são chamados de processos administrativos e contribuem com o custo para os processos primários ou de suporte.

Para saber mais sobre esta categorização, leia o artigo no qual descrevemos o que é um processo empresarial.

Nível de profundidade e detalhe do mapa do processo

Muitas pessoas têm dúvidas sobre o nível de profundidade que têm que desenhar e o nível de detalhes que têm que capturar. Esta resposta depende do propósito do mapeamento. Os níveis clássicos de mapeamento de processos são mostrados abaixo:

Grau 1 ou Detalhado: procura apenas alinhar a compreensão do processo entre as partes relacionadas, fornecendo uma perspectiva elementar do processo.

Grau 2 ou Analítico: destaca os eventos e tratamentos distintivos, fornecendo uma perspectiva mais técnica do processo.

Grau 3 ou Executável: detalha os serviços a serem implementados/automatizados, fornecendo uma perspectiva centrada em dados.

Diferença entre mapa de processo, diagrama de processo e modelo de processo

Diagrama de processo

Ele tem uma visão mais ampla do processo, rastreando os principais recursos de fluxo e deixando de fora os detalhes menores e menos importantes para a compreensão universal. Desta forma, ajuda a detectar e compreender rapidamente as principais ocupações de um processo. É freqüentemente apresentado em um fluxograma (um diagrama que tem um pequeno conjunto de símbolos primários e não padronizados).

Mapa de processo

Proporciona uma visão universal do processo e pode variar em seu grau de detalhe. Geralmente, o mapa do processo fornece mais detalhes sobre o fluxo de trabalho do que o diagrama do processo. No meio desses detalhes permanecem: causas, eventos e resultados. Aqui é proposta a utilização da notação BPMN de forma simplificada.

Modelo de processo

Ela representa o estado da organização e seus recursos. O estado da organização poderia ser hoje (AS-IS) ou no futuro (TO-BE). Os recursos empresariais integram pessoas, informação, instalações, automação, finanças e energia. O modelo do processo fornece informações mais completas sobre o processo do que o mapa e o diagrama do processo. Geralmente, nos modelos de processo adotamos a BPMN exuberantemente.

Agora que temos isso claro, revise as boas causas para o mapeamento de processos em sua empresa!

A importância do mapeamento de processos

O mapeamento de processos é uma ferramenta utilizada em projetos de melhoria/transformação de processos e possibilita detectar gargalos, determinar funcionalidades e funções, prever recursos, estimar custos e medir o desempenho do processo.

Identificação de gargalos

Um gargalo é uma restrição de capacidade que cria uma fila, de acordo com o termo BPM CBOK. Portanto, ele interage com qualquer ponto do processo que não flui bem e, por isso, dificulta o progresso do resto do trabalho. Com o mapeamento do processo, é mais fácil detectar onde esses gargalos são gerados e então redesenhar o processo para alcançar um grau mais alto de desempenho.

Delinear as funcionalidades e funções

O mapeamento de processos não compõe apenas os trabalhos a serem feitos. Ele também traz uma lista dos indivíduos que fazem parte do processo, seja como motoristas ou como concorrentes. Desta forma, as funcionalidades e papéis dentro do processo tornam-se mais claros, o que traz transparência ao processo, o que é essencial para que todos entendam como seu trabalho afeta o trabalho dos outros.

Previsão de recursos

Com mais detalhes do processo, é mais fácil manter o controle dos recursos humanos, financeiros e materiais necessários para que o processo atinja seu objetivo. Desta forma, é assegurado que não faltam insumos na cadeia produtiva do processo. Os recursos podem ser máquinas, software e até mesmo os próprios especialistas.

Estimativa de custos

Cada processo produz um custo: é um processo elaborado. O mapeamento do processo dá visibilidade às entradas e saídas do processo, garantindo que não haja desequilíbrio na relação custo-benefício. Em conclusão, entendemos que há processos que são tão caros que não valem a pena. Cabe à organização verificar quanto será gasto com a execução do processo e, caso a contabilidade não feche, trabalhar em melhorias para otimizá-lo.

Medindo o desempenho do processo

O mapeamento do processo permite medir a saúde do processo, pois permite a padronização das ocupações. Entretanto, se cada indivíduo executa o processo à sua maneira, os indicadores serão distorcidos e não refletirão a verdade. Consequentemente, as comparações com os meses anteriores podem estar erradas.

Agora que você conhece o custo de um mapeamento de processo bem executado, verifique várias vantagens de adotar esta prática em sua organização:

Vantagens do mapeamento de processos

Padronização do trabalho

A padronização é a aplicação de regras técnicas para maximizar a compatibilidade, reprodutibilidade, estabilidade e eficácia das ocupações do processo. Um processo só atinge o status de padronizado quando os indivíduos têm uma compreensão abrangente do que deve ser feito e como fazê-lo (e, obviamente, têm a capacidade de colocá-lo em prática).

Uma vez que os processos não permanecem mapeados, a organização dificilmente pode fazer com que a padronização do processo saia do reino das idéias e se torne algo concreto. E por que é do interesse da empresa a padronização? Para que todos sigam uma regra ao executar tarefas. Isto permite a continuidade das ocupações e evita a incoerência de seus resultados.

Maior controle

Como o mapeamento do processo proporciona visibilidade e padronização, isto se reflete em um maior controle sobre o processo, que pode ser auditado para garantir a máxima qualidade. O controle das ocupações proporciona aos gerentes maior previsibilidade dos resultados e simplifica o monitoramento, evitando surpresas no final do mês.

Otimização de processos

Estamos falando de um reflexo lógico de cada um dos benefícios que o mapeamento de processos pode proporcionar. A melhoria pode ser vista em várias frentes, tais como a redução dos custos de produção, otimização na gestão de processos, redução de falhas e inconsistências que dificultam a gestão das ocupações, entre outros pontos de vista.

Chegou a hora de começar a trabalhar. Descubra como fazer um mapa do processo em 6 etapas:

Como fazer um mapa de processos em 6 etapas

Aprenda como mapear processos na prática:

1- Conceptualizar quais processos devem ser mapeados

O primeiro passo no mapeamento de processos é conceituar um portfólio com os processos que precisam ser mapeados. Ao contrário do que muitos consideram, não vale a pena mapear todos os processos de uma só vez, afinal, esta prática consome tempo, recursos e energia. É melhor focar nos processos que realmente importam e que produzirão os resultados mais rápidos.

Ao escolher entre um processo e outro, vale a pena se perguntar:

• Por que este processo precisa ser desenhado?
• Quão crítico é este processo?
• Quais são os perigos deste processo?
• É primordial que este processo esteja em conformidade com as regras e regulamentos? Em caso afirmativo, quais delas?
• Qual é o propósito de desenhar este processo? (documentação, otimização, padronização, transformação, etc.).
• Qual é o nível de detalhe mais adequado para este processo (lembre-se: quanto maior for a dificuldade e o perigo do processo, maior deverá ser o nível de detalhe)?

Além disso, é viável ter várias ferramentas disponíveis para ajudar a priorizar os processos, como a Matriz GUT. Esta matriz utiliza os critérios de severidade, urgência e tendência para classificar os processos em ordem de importância. Saiba mais sobre esta ferramenta assistindo nosso webinar sobre priorização de iniciativas e aproveite a oportunidade para baixar nossa planilha com um modelo de matriz GUT pronto para ser preenchido.

2- Produzir um mapa de processo para o processo escolhido

Um mapa de processo é a representação gráfica, ou desenho, da seqüência de ocupações que compõem um processo. Ele mostra informações sobre a entrada (inputs), processamento (atividades) e saída (produtos, serviços e resultados) do processo.

Os recursos de entrada e saída não devem ser precisamente físicos, tais como matérias-primas, por exemplo. Eles também integram recursos não físicos, tais como informações. A notação BPMN é comumente usada para representar graficamente as ocupações. Uma vez construído o mapa do processo, não se esqueça de envolver os indivíduos em uma criação colaborativa.

Tenha em mente que os indivíduos que mais conhecem as particularidades de um processo são aqueles que o vivem no dia-a-dia, ou seja, as equipes operacionais. Portanto, é essencial envolver o maior número possível de funcionários e realizar um mapeamento colaborativo, o que facilita a troca de experiências entre os indivíduos.

Este compartilhamento ajudará a desenvolver um sentimento de empatia entre os funcionários, que entenderão melhor seu papel na organização, assim como entenderão como o desenvolvimento de seu trabalho é fundamental na vida profissional diária de seus colegas e no resultado do processo.

Se feito desta forma, o mapeamento será mais assertivo e mais próximo da verdade. Além disso, pensar coletivamente nos processos torna possível detectar ganhos rápidos, que são atividades simples de usar, mas que produzem ganhos rápidos para a organização. Isto fará a diferença no dia-a-dia dos ajudantes e no desempenho do processo. Para fazer esta criação colaborativa, as práticas do Design Thinking podem ser usadas no processo criativo para criar idéias e encontrar soluções para os problemas.

Outras técnicas de mapeamento do processo incluem:

• Entrevistas;
• Questionários Reuniões;
• Workshops;
• Workshops;
• Observação;
• Análise documental;
• Coleta de provas;
• Matriz SIPOC;
• Diagrama da tartaruga;
• Diagrama de fluxo;
• Tabela detalhada.

A votação de uma técnica ou outra dependerá do processo a ser mapeado e do procedimento de trabalho da equipe do plano.

3- Rever e validar o mapeamento de processos

Uma vez concluído o mapa do processo, não se esqueça de verificar se todos os recursos estão corretos e fazem sentido no ambiente da organização. Validar também o arquivo com os funcionários e o gerente de processo (no caso de mapeamento integral) ou o gerente de área (no caso de mapeamento departamental). Validar significa legitimar o novo processo: assegurar que a população realmente entenda o processo e pense sobre ele.

4- Modelar o processo

Agora é o momento de avaliar a gestão e a eficácia do processo existente, estudando as prováveis melhorias e otimizações que podem ser feitas no processo. Este é o momento de perguntar: “como o processo pode ser melhorado para que faça sentido e atenda às necessidades da organização, enquanto gera custos para os clientes”?

Além dos especialistas destacados para participar ativamente do mapeamento do processo, pesquisas internas, pesquisas e formulários podem ser desenvolvidos para aprender sobre as críticas de uma seção mais ampla da organização. Do ponto de vista gerencial, em outras palavras, bastante positivo para todos os acessórios. Também é interessante levar em consideração a experiência do comprador nesta fase. Se você já realizou uma Viagem do Cliente, não se esqueça de utilizá-la. Esta viagem proporciona uma visão geral das emoções que o consumidor teve durante cada uma das relações com a organização. Isto muitas vezes fornece insights interessantes para melhorar os processos.

P.S.: Após modelar o processo, você deve fazer um novo mapa do processo com o fluxo de trabalho redesenhado (TO-BE) e validá-lo com a pessoa responsável e as outras pessoas envolvidas no processo.

5- Automatizar o processo

O novo processo será projetado a partir de um novo fluxo de trabalho que pode envolver a automação de algumas ocupações, que anteriormente eram feitas manualmente ou através de sistemas separados. Cada um dos investimentos em software e treinamento de pessoal, inevitável nesta fase, deve ser considerado. Na automação, pode-se usar ferramentas BPMS (Business Process Management Suite) para gerar, por exemplo, uma lista de ocupações ou um formulário on-line.

Veja outras tarefas que seriam automatizadas:

• Registro do consumidor;
• Auditorias de conformidade;
• Processamento de reclamações e reclamações dos consumidores;
• Confirmação de pagamento;
• Entre outras.

6- Monitorar o progresso

O monitoramento periódico dos resultados dos processos internos pode ser considerado como a última etapa do mapeamento do processo. Entretanto, é apenas o início de todo um trabalho orientado para a eficiência e produtividade de sua organização, que deve ser repetitivo e constante.

Independentemente de você ter apenas mapeado os processos para documentá-los e padronizá-los ou se você tiver ido mais longe e, além de ter mapeado, causado transformações em seu processo, você precisa ficar de olho nos indicadores de desempenho que mostram o quão saudável é seu processo.

Mantenha todos os indicadores sob controle e certifique-se de fazer os ajustes que julgar necessários, respeitando um período de maturação de mudanças para fazer escolhas constantemente informadas com base na amostragem correta dos dados para cada situação.

A implementação de um sistema de indicadores-chave de desempenho (KPI) é a melhor maneira de medir os resultados do processo. Neste sistema existem interações causais temporais entre os indicadores, que ajudam a descrever como o resultado é recebido.

Desta forma, é mais fácil detectar erros e sucessos no processo. Embora o mapeamento do processo possa parecer um pouco difícil, existem consultorias que têm a possibilidade de ser de grande ajuda em tais momentos.

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A regra dos 100% que vai tornar sua vida muito mais fácil

A chave para evitar fadiga desnecessária no processo de tomada de decisão.

Um famoso ex-professor da Harvard Business School, fez uma declaração poderosa: “É mais fácil agarrar-se a seus princípios 100% do tempo do que agarrar-se a eles 98% do tempo”.

Esta citação faz muito sentido à luz da pesquisa sobre a tomada de decisões e a força de vontade. Tomemos, por exemplo, uma dieta. Se estamos apenas 98% comprometidos com uma dieta, isso significa que ainda não tomamos a decisão. Se ainda não tomamos a decisão e estamos apenas parcialmente comprometidos, não sabemos qual será o resultado em cenários futuros. Não saber o resultado de nosso comportamento pode criar problemas em nossa confiança e identidade.

Aqui está um exemplo: se estamos apenas 98% comprometidos com uma dieta, em qualquer situação futura temos que nos perguntar: “este é um daqueles momentos em que vou parar a dieta?” Em geral, enquanto nos fazemos esta pergunta no calor do momento, temos que pesar repetidamente em nossas mentes o que vamos fazer. Tudo isso “para frente e para trás” na tomada de decisões leva ao cansaço das decisões ou à perda de força de vontade. Em muitos casos, provavelmente mais do que gostaríamos de admitir, a situação acaba vencendo. Isto é algo que a pesquisa em psicologia social tem encontrado repetidamente por décadas: as situações são muitas vezes mais poderosas do que os desejos interiores.

Estando apenas 98% comprometidos com um objetivo ou princípio, falta-nos a capacidade de prever adequadamente nosso comportamento. Muitas vezes entramos em situações em que não sabemos qual será o resultado. No calor da situação, incorremos em um cansaço de decisão que é menos que ideal, como quando nos é oferecida nossa sobremesa favorita. Ao nos vermos repetidamente falhar em nosso “compromisso”, tanto nossa identidade quanto nossa confiança se confundem. Com menos confiança, perdemos a decisão de nos comprometer totalmente com a meta ou objetivo. O autor Robert Brault tem uma citação para isto: “Nós nos afastamos de nosso objetivo não por obstáculos, mas por um caminho claro para um objetivo menor”. “Clayton Christensen, o famoso ex-professor da Harvard Business School, fez uma declaração poderosa: “É mais fácil manter seus princípios 100% do tempo do que mantê-los 98% do tempo”.

A motivação requer simplicidade

A complexidade mata a motivação. Como resultado, queremos tomar uma decisão, ter um resultado claro e estabelecer um caminho claro para alcançar o que queremos. medida que avançamos, começaremos a desenvolver a eficácia ou a confiança de que podemos alcançar nossos objetivos. Estas noções de motivação vêm da teoria da expectativa.

Em vez de ter que lidar com 98% de cansaço de decisão, você pode tomar uma decisão a 100%. Embora isto seja difícil, pode resolver muitos problemas de força de vontade. Ao nos envolvermos a 100% em algo, como uma dieta, mesmo por um curto período de tempo, podemos prever nosso comportamento em situações futuras. Sabemos que o que quer que nos seja oferecido, a decisão já foi tomada. Esta decisão foi tomada em melhores condições do que as atuais. Portanto, não temos que enfrentar a luta do cansaço das decisões em condições menos que ideais, como quando nosso melhor amigo nos oferece uma bebida.

Michael Jordan tem uma grande citação sobre esta idéia

“Uma vez que tomei uma decisão, não pensei sobre isso. Esta é a chave para construir confiança“.

Michael Jordan

Vamos tomar uma decisão e seguir em frente com essa decisão, 100%. Cada vez que avançamos, nossa confiança cresce, aumentando ainda mais nossa motivação e determinação para continuar. Nossa identidade torna-se mais clara e ressoa com o eu futuro que nos esforçamos para ser. A auto-sinalização é a idéia de que nos julgamos por nossas ações. Ao nos observarmos agindo de acordo com nossos objetivos desejados, começamos a nos perceber como esse tipo de pessoa.

Se estamos no calor do momento e lutando com nossa determinação, há duas estratégias úteis. Uma se chama “intenções de implementação”, e o que isso significa é que criamos uma resposta pré-planejada quando sentimos a necessidade de fazer algo que não queremos fazer. Criamos um cenário “IF-THEN”, como: “Se Steve me oferecer uma bebida, eu lhe direi que estou em dieta”. “A outra estratégia vem de Hal Hershfield da UCLA, que estudou a idéia de ter um conceito de “eu futuro” e como isto ajuda na tomada de decisões. Em vez de tomar uma decisão baseada no que nosso eu atual quer, podemos nos perguntar: “Como meu “eu” futuro quereria me lembrar disso?” ou “O que meu “eu” futuro quereria que eu fizesse?” exausto, querendo me jogar fora como um lixo.

Conclusão

A regra dos 100% de Clayton Christensen é uma estratégia muito útil para evitar o cansaço das decisões e aumentar a confiança.

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Gestão de Projetos: A importância do Patrocinador nos projetos

Um dos conceitos errôneos mais comuns no gerenciamento de projetos atualmente é que a responsabilidade geral pelo sucesso ou fracasso de um projeto recai exclusivamente sobre o gerente do projeto. Especialmente aqueles projetos que surgem como iniciativas de mudança necessárias para responder a objetivos comerciais estratégicos precisam de uma liderança clara por parte da organização. Tais projetos exigem alguém com responsabilidade suficiente para tomar as “grandes decisões” que podem afetar mais seriamente o negócio: iniciar ou não um projeto, pará-lo ou terminá-lo, fornecer mais recursos ou estabelecer as prioridades corretas. Portanto, em todos os projetos, é necessária a figura do Patrocinador (para PMI) ou Gerente (para PRINCE2).

E o que faz um Patrocinador?

Para a PME, o Patrocinador é a pessoa que “fornece recursos e apoio ao projeto e é responsável por facilitar seu sucesso”. Ele ou ela define a direção e orienta importantes processos de tomada de decisão e também “serve como porta-voz da alta administração para obter o apoio da organização”. Finalmente, ela atua como um canal de escalonamento para o Gerente de Projetos com relação a problemas ou questões que afetam o projeto, mas excedem seu nível de responsabilidade. Para PRINCE2, o executivo também deve ser responsável pela conformidade do Business Case (assegurando que a justificativa do projeto seja mantida).

Quem pode ser um bom patrocinador?

O executivo (como principal membro do conselho do projeto) deve ter as seguintes características: autoridade, credibilidade, capacidade de delegar e disponibilidade.

• Autoridade: na maioria dos casos, emana de sua posição hierárquica. O patrocinador do projeto deve ser alguém com responsabilidade hierárquica dentro da organização.
• Credibilidade: o patrocinador deve ser o líder do projeto do ponto de vista comercial e, como tal, deve ser capaz de transmitir confiança e credibilidade de que o projeto será concluído com sucesso.
• Capacidade de delegar: o patrocinador deve se concentrar em questões importantes, onde ele pode e deve realmente contribuir. Um patrocinador que intervém na concepção do projeto, na estimativa do esforço da equipe ou que propõe soluções criativas, não agrega valor. Estas não são as áreas em que eles deveriam estar envolvidos.
• Disponibilidade: o patrocinador deve estar presente. Ele ou ela deve estar envolvido, deve estar disponível. Ele ou ela deve ser capaz de tomar decisões no momento em que elas precisam ser tomadas.

Como parece lógico, dentro dos relatórios do PMI, o papel e o envolvimento do patrocinador do projeto é identificado como uma das principais chaves para o sucesso dos projetos e programas. No entanto, vamos tentar imaginar quantas pessoas em nossa organização têm todas as características para ser um bom patrocinador. Se acrescentarmos a importância da liderança e das habilidades de comunicação à lista de papéis acima, a lista resultante provavelmente será muito curta. E este é um dos problemas atuais, de acordo com o estudo.

Patrocinadores de projetos: problemas comuns

Na verdade, há três problemas comuns com os patrocinadores de projetos:

3 problemas comuns como patrocinador de um projeto

• Sobrecarga: Sem muitos candidatos para o papel de patrocinador do projeto, todos os projetos acabam nas mesmas mãos, o que torna muito difícil atender adequadamente às necessidades de todos. Mesmo para grandes projetos ou programas, é aconselhável ter mais de um patrocinador de projeto.
• Comunicação: O patrocinador deve não somente ser um receptor de relacionamentos, mas também responsável pela comunicação, especialmente para o topo e para o resto da organização, mas também dentro da equipe: um bom patrocinador deve comunicar com sucesso a relação entre o projeto e a estratégia comercial ao gerente do projeto e à equipe, ser capaz de motivar, facilitar os laços de escalada e resolver os problemas à medida que eles surgem. As habilidades de comunicação mais importantes para um patrocinador são:
  • Capacidade de influenciar as partes interessadas
  • Capacidade de encontrar soluções vantajosas para todos
  • Liderança
  • Tomada de decisões
  • Comunicações efetivas
  • Treinamento e desenvolvimento. Um bom patrocinador deve ter um conhecimento (básico) da gestão de projetos, deve saber o que se espera de seu papel e deve ser capaz de desenvolver e melhorar seus conhecimentos e habilidades.

Finalmente, o estudo das PMIs conclui que existe uma relação direta entre cada um desses três aspectos e o sucesso do projeto.

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